1. Có nên tổ chức tiệc tất niên ngoài trời?
Giữa một buổi tiệc tất niên diễn ra trong nhà hàng và một buổi tiệc cuối năm được tổ chức ngoài trời, đâu là lựa chọn bạn yêu thích hơn? Phần lớn mọi người đều cho biết họ có xu hướng nghiêng về hình thức tiệc tất niên ngoài trời. Dù vậy, việc quyết định tổ chức theo mô hình này còn phụ thuộc vào điều kiện thực tế của từng doanh nghiệp, đơn vị cũng như nhiều yếu tố liên quan khác.
Để trả lời cho câu hỏi có nên tổ chức tiệc tất niên ngoài trời hay không, doanh nghiệp cần xem xét và phân tích rõ những yếu tố thuận lợi và bất lợi. Cụ thể như: số lượng người tham gia sự kiện là bao nhiêu, kịch bản chương trình được xây dựng như thế nào, có tổ chức trò chơi hay hoạt động tập thể không, ngân sách đầu tư cho buổi tiệc ra sao, và đặc biệt là điều kiện thời tiết tại thời điểm diễn ra sự kiện có đảm bảo hay không. Dựa trên những tiêu chí này, mỗi công ty hoặc doanh nghiệp sẽ đưa ra lựa chọn phù hợp nhất với mình.
Hiện nay, tổ chức tiệc tất niên ngoài trời đang được rất nhiều doanh nghiệp ưu tiên lựa chọn như một hình thức tổng kết năm đầy mới mẻ và ấn tượng.
2. Ưu điểm và hạn chế khi tổ chức tiệt tất niên ngoài trời
Trong những năm gần đây, tiệc tất niên được tổ chức ở không gian ngoài trời đang dần trở thành xu hướng nỗi bật. Nguyên nhân và bởi hình thức sự kiện này mang lại nhiều lợi thế đáng kể. Tuy nhiên, song song với đó, doanh nghiệp cũng phải cần chủ động tìm hiểu những hạn chế và rủi ro có thể phát sinh trước khi quyết định triển khai chương trình ngoài trời.
2.1. Lợi thế của việc tổ chức tiệc tất niên ngoài trời
Tiệc tất niên ngoài trời được đánh giá là phương án lý tưởng đối với các doanh nghiệp có quy mô nhân sự lớn hoặc số lượng khách mời đông. Đồng thời, mô hình này cũng phù hợp với những chương trình được xây dựng theo định hướng chuyên nghiệp, hoành tráng và đẳng cấp. Một số ưu điểm nổi bật có thể kể đến như sau:
Không gian rộng rãi, thoáng đãng
Ưu điểm lớn nhất của các buổi tiệc ngoài trời chính là sở hữu không gian mở, rộng và thoáng. Điều này tạo cảm giác tự do, dễ chịu cho người tham dự. Khi tổ chức tiệc cuối năm ngoài trời, khách mời còn có cơ hội hòa mình vào thiên nhiên, ngắm nhìn cảnh quan xung quanh, từ đó giúp tinh thần trở nên thư giãn và thoải mái hơn.
Không gian rộng lớn chính là điểm cộng nội bật của buổi tiệc ngoài trời
Mang lại cảm giác gần gũi, thoải mái cho người tham gia Việc tổ chức tất niên trong không gian mở giúp mọi người dễ dàng tương tác, di chuyển và kết nối với nhau hơn. Người tham dự không chỉ đến dự tiệc mà còn được hòa mình vào bầu không khí lễ hội cuối năm vui tươi, ấm cúng. Đây cũng là một trong những lý do khiến ngày càng nhiều doanh nghiệp lựa chọn khép lại hành trình một năm bằng một bữa tiệc tất niên ngoài trời.
Dễ dàng triển khai ý tưởng và hoạt động
Lựa chọn tổ chức tiệc cuối năm ngoài trời tạo điều kiện thuận lợi để doanh nghiệp và đơn vị tổ chức sự kiện phát huy sự sáng tạo. Không gian mở cho phép triển khai đa dạng ý tưởng như: tổ chức teambuilding, đốt lửa trại, biến tiệc tất niên thành một buổi liveshow, dạ tiệc sang trọng, Prom Night Party, hay tiệc cuối năm tại bãi biển với chủ đề Hawaii đầy màu sắc.
Phù hợp với sự kiện có số lượng khách lớn
Đối với những doanh nghiệp có quy mô nhân sự từ 1.000 đến 20.000 người, việc tổ chức tiệc tất niên trong nhà thường gặp nhiều hạn chế và bất tiện, đặc biệt khi chương trình có biểu diễn văn nghệ hoặc trò chơi tập thể. Vì vậy, không gian ngoài trời được xem là giải pháp tối ưu, giúp các hoạt động diễn ra suôn sẻ và đạt hiệu quả cao.
2.2. Hạn chế của việc tổ chức tiệc tất niên ngoài trời
Mặt dù ngày càng được ưu chuộng, tiệc tất niên ngoài trời vẫn tồn tại ở một số hạn chế mà doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ trước khi lựa chọn, bao gồm:
Chi phí tổ chức
Nếu doanh nghiệp gặp khó khăn về ngân sách thì hình thức tiệc tất niên ngoài trời có thể không phải là lựa chọn phù hợp. Thông thường, chi phí tổ chức tiệc ngoài trời sẽ cao hơn so với tổ chức trong nhà hàng. Ngoài ra, nếu địa điểm tổ chức ở xa, doanh nghiệp còn phải tính thêm các khoản chi phí di chuyển cho khách mời.
Phụ thuộc nhiều vào yếu tố thời tiết
Trước khi chốt ngày tổ chức tiệc tất niên, việc theo dõi và đánh giá dự báo thời tiết là vô cùng cần thiết. Do diễn ra ngoài trời, sự thành công của buổi tiệc phụ thuộc rất lớn vào điều kiện thời tiết. Trong trường hợp thời tiết không thuận lợi, toàn bộ kế hoạch tổ chức có thể bị ảnh hưởng, thậm chí phải thay đổi phương án, kéo theo chi phí phát sinh như thuê nhà dù, rạp che sự kiện…
Cần cân nhắc sự phù hợp với đối tượng khách mời
Dù doanh nghiệp có yêu thích hình thức tiệc tất niên ngoài trời đến đâu thì cũng không thể bỏ qua yếu tố khách mời. Không phải ai cũng phù hợp hoặc yêu thích không gian mở. Vì vậy, doanh nghiệp cần cân đối dựa trên đối tượng tham dự. Thông thường, tiệc tất niên ngoài trời sẽ phù hợp hơn với khách mời thân thiết hoặc các sự kiện nội bộ dành riêng cho cán bộ, nhân viên trong công ty.
Phụ thuộc nhiều vào yếu tố thời tiết
Trước khi chốt ngày tổ chức tiệc tất niên, việc theo dõi và đánh giá dự báo thời tiết là vô cùng cần thiết. Do diễn ra ngoài trời, sự thành công của buổi tiệc phụ thuộc rất lớn vào điều kiện thời tiết. Trong trường hợp thời tiết không thuận lợi, toàn bộ kế hoạch tổ chức có thể bị ảnh hưởng, thậm chí phải thay đổi phương án, kéo theo chi phí phát sinh như thuê nhà dù, rạp che sự kiện…
Cần cân nhắc sự phù hợp với đối tượng khách mời
Dù doanh nghiệp có yêu thích hình thức tiệc tất niên ngoài trời đến đâu thì cũng không thể bỏ qua yếu tố khách mời. Không phải ai cũng phù hợp hoặc yêu thích không gian mở. Vì vậy, doanh nghiệp cần cân đối dựa trên đối tượng tham dự. Thông thường, tiệc tất niên ngoài trời sẽ phù hợp hơn với khách mời thân thiết hoặc các sự kiện nội bộ dành riêng cho cán bộ, nhân viên trong công ty.
3. VietFun mách nhỏ 3 lưu ý quan trọng khi muốn tổ chức tiệc tất niên ngoài trời
Tiệc ngoài trời đúng là “chill”, nhưng để buổi tiệc diễn ra trọn vẹn và không bị rơi vào cảnh xử lý sự cố phút chót, doanh nghiệp cần chuẩn bị kỹ ngay từ khâu lên kế hoạch. Dưới đây là 3 lưu ý quan trọng được các đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp luôn ưu tiên hàng đầu.
VietFun mách nhỏ 3 lưu ý quan trọng khi muốn tổ chức tiệc tất niên ngoài trời
Tiệc ngoài trời đúng là “chill”, nhưng để buổi tiệc diễn ra trọn vẹn và không bị rơi vào cảnh xử lý sự cố phút chót, doanh nghiệp cần chuẩn bị kỹ ngay từ khâu lên kế hoạch. Dưới đây là 3 lưu ý quan trọng được các đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp luôn ưu tiên hàng đầu.
3.1. Luôn có phương án dự phòng cho yếu tố thời tiết
Thời tiết là yếu tố khó kiểm soát nhất khi tổ chức tiệc ngoài trời. Mưa gió có thể đến bất ngờ, kể cả khi đã theo dõi dự báo từ trước. Vì vậy, việc xây dựng phương án dự phòng là yêu cầu bắt buộc, không phải “có thì tốt”.
Doanh nghiệp cần chuẩn bị sẵn kịch bản thay thế trong trường hợp thời tiết xấu, bao gồm phương án che chắn bằng mái che, nhà dù, rạp sự kiện hoặc phương án chuyển đổi không gian sang khu vực bán ngoài trời, trong nhà nếu có. Ngoài ra, các thiết bị kỹ thuật như âm thanh, ánh sáng, màn hình LED cũng cần được tính toán giải pháp chống nước, đảm bảo an toàn và không làm gián đoạn chương trình.
3.2. Âm thanh – ánh sáng phải phù hợp với không gian mở
Không gian ngoài trời rộng và thoáng đồng nghĩa với việc âm thanh rất dễ bị loãng, ánh sáng dễ bị thiếu hoặc phân bổ không đều. Đây là lỗi thường gặp nếu sử dụng thiết bị có công suất thấp hoặc bố trí không hợp lý.
Khi tổ chức tiệc tất niên ngoài trời, cần lựa chọn hệ thống âm thanh có công suất phù hợp với diện tích và số lượng khách mời. Việc bố trí loa, delay tower, vị trí sân khấu cần được tính toán kỹ để đảm bảo âm thanh phủ đều, rõ ràng ở mọi khu vực. Đối với ánh sáng, ngoài việc đảm bảo đủ sáng cho sân khấu chính, cần bổ sung ánh sáng không gian để tạo cảm giác ấm cúng và giúp khách tham dự di chuyển thuận tiện trong suốt chương trình.
3.3. Ưu tiên địa điểm dễ tiếp cận và đầy đủ tiện nghi
Địa điểm tổ chức đóng vai trò rất lớn trong trải nghiệm tổng thể của khách mời. Một không gian đẹp nhưng khó di chuyển hoặc thiếu tiện nghi sẽ dễ gây bất tiện và ảnh hưởng đến cảm xúc tham dự.
Doanh nghiệp nên lựa chọn địa điểm có giao thông thuận tiện, dễ tìm, có bãi đỗ xe rộng rãi cho cả ô tô và xe máy. Bên cạnh đó, các yếu tố về hạ tầng như nguồn điện ổn định, hệ thống cấp thoát nước, khu vệ sinh, khu vực hậu cần cho ekip và nghệ sĩ cũng cần được tính toán ngay từ đầu. Việc chuẩn bị đầy đủ những hạng mục này sẽ giúp chương trình vận hành trơn tru và hạn chế tối đa các sự cố phát sinh trong quá trình diễn ra sự kiện.
Mọi chi tiết xin liên hệ:
- Địa chỉ: 16 Hồ Sĩ Dương, Hòa Thọ Đông, Cẩm Lệ, Đà Nẵng
- Hotline: 0905.608.464 – 0983.833.777
- Trang web: http://vietfun.com.vn/
- Fanpage: VietFun Group – Travel Event Media
