- 5C’s trong sự kiện tổ chức
Sự kiện tổ chức không chỉ là việc thiết lập một danh sách các công việc cần thực hiện mà còn là một quá trình nghệ thuật, Yêu hỏi sự điều phối nhịp nhàng giữa các yếu tố khác nhau nhằm đạt được mục tiêu đã định rõ. Đừng lo lắng! Bài viết này VietFun sẽ chia sẻ những bí quyết quan trọng, được gói gọn trong 5 chữ C (5C’s), là 5 yếu tố quan trọng trong quản lý sự kiện giúp bạn tự động đối mặt với mọi thời kỳ và sự kiện biến thể của mình thành một kỷ niệm đáng nhớ.
Trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, việc áp dụng mô hình 5C có thể giúp đảm bảo sự thành công và hiệu quả của sự kiện. Mô hình này bao gồm: Concept (Ý tưởng), Coordination (Phối hợp), Control (Kiểm soát), Culmination (Cao trào) và Closeout (Kết thúc).
1. Concept – Ý tưởng
Ý tưởng đóng vai trò như nền tảng cho sự phát triển của sự kiện, là bước đầu tiên và quan trọng nhất trong toàn bộ quá trình tổ chức. Trong quá trình xây dựng ý tưởng, bạn cần tự đặt ra và trả lời các câu hỏi sau:
- Tại sao sự kiện này được tổ chức?
- Ai là đối tượng tham gia chính?
- Sự kiện sẽ diễn ra vào thời gian nào?
- Địa điểm nào là phù hợp nhất?
- Những hoạt động nào sẽ diễn ra trong sự kiện?
Hãy phân tích kỹ lưỡng từng yếu tố để xác định rõ mục tiêu cuối cùng của sự kiện. Mục tiêu này cần được xác định một cách cụ thể và dễ dàng truyền tải đến khán giả. Một khi bạn đã xác định được lý do tổ chức (“Tại sao”) và đối tượng mục tiêu (“Ai”), việc lựa chọn thời gian và địa điểm phù hợp sẽ trở nên dễ dàng hơn nhiều.
Ví dụ, nếu đối tượng mục tiêu của bạn chủ yếu sinh sống hoặc làm việc trong một khu vực cụ thể, thì địa điểm tổ chức sự kiện có thể là một lựa chọn ưu tiên trong khu vực đó. Tương tự, nếu sự kiện hướng đến một ngành nghề cụ thể, thời gian tổ chức cũng cần được cân nhắc để tối đa hóa sự tham gia của những người quan tâm.
Cuối cùng, hãy xây dựng một kế hoạch chi tiết về các hoạt động sẽ diễn ra trong sự kiện. Một hội nghị chuyên ngành sẽ có sự khác biệt đáng kể so với một sự kiện tri ân nhân viên, bởi mục đích tổ chức của chúng là khác nhau. Hãy để mục tiêu của bạn định hướng mọi quyết định và tận dụng tối đa các nguồn lực có sẵn để xây dựng một ý tưởng vững chắc.
2. Coordination – Phối hợp
Sau khi đã xác định được ý tưởng cốt lõi, bước tiếp theo là xây dựng một kế hoạch chi tiết và toàn diện. Đây là giai đoạn đòi hỏi nhiều thời gian và sự tỉ mỉ để đảm bảo mọi khía cạnh của sự kiện diễn ra một cách trơn tru. Các yếu tố quan trọng trong giai đoạn điều phối bao gồm:
- Lựa chọn chủ đề chính cho sự kiện.
- Xây dựng ngân sách chi tiết và hợp lý.
- Lên lịch trình sự kiện một cách cụ thể.
- Tìm kiếm và lựa chọn địa điểm phù hợp.
- Thuê các đơn vị cung cấp dịch vụ cần thiết (như dịch vụ ăn uống, trang trí, thiết bị kỹ thuật, v.v.).
- Mời khách mời, diễn giả và nghệ sĩ biểu diễn tham gia.
- Đảm bảo cơ sở vật chất và thiết bị kỹ thuật hoạt động tốt.
- Lên kế hoạch di chuyển và chỗ ở cho khách mời (nếu cần).
- Đánh giá các rủi ro tiềm ẩn và xây dựng kế hoạch đảm bảo an ninh.
- Xây dựng các phương án dự phòng cho những tình huống bất ngờ.
Bạn cần đảm bảo rằng bạn có một danh sách kiểm tra (checklist) và một lịch trình (timeline) hoàn chỉnh để theo dõi tiến độ thực hiện của sự kiện. Đây cũng là giai đoạn bạn phân công nhiệm vụ cho các thành viên trong nhóm của mình. Các nhiệm vụ này đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa các thành viên để hoàn thành tất cả các công việc trong danh sách, bao gồm sản xuất nội dung (hình ảnh, video, bài phát biểu của diễn giả, tiết mục biểu diễn của ca sĩ, vũ công,…), sản xuất phần cứng và đảm bảo các yếu tố kỹ thuật. Bên cạnh đó, bạn cần liên tục theo dõi tình hình tài chính để tránh việc chi tiêu vượt quá ngân sách dự kiến.
3. Control – Kiểm soát
Kiểm soát có nghĩa là đảm bảo mọi thứ diễn ra đúng theo kế hoạch đã được đề ra. Việc đi chệch hướng có thể dẫn đến lãng phí thời gian và ngân sách mà không đạt được mục tiêu ban đầu.
Hãy luôn bố trí nhân sự trực tại khu vực diễn ra sự kiện để quản lý và kiểm soát tất cả các hoạt động, đảm bảo mọi thứ đang đi đúng hướng. Ngoài ra, bạn nên thường xuyên có mặt tại địa điểm để xác định và định hình công việc cho những ngày sắp tới của sự kiện, bao gồm cả ngày chạy thử (rehearsal) hoặc cho các sự kiện kéo dài nhiều ngày. Bạn cũng cần quan sát không gian và tình hình thực tế để đưa ra những giải pháp phù hợp nếu như những kế hoạch ban đầu không còn phù hợp. Thêm vào đó, việc kiểm soát tại địa điểm tổ chức sự kiện cũng giúp bạn nhận ra những rủi ro tiềm ẩn để nhanh chóng cùng với nhóm của mình lên kế hoạch dự phòng chi tiết và đầy đủ hơn.
Bên cạnh đó, việc duy trì mối quan hệ tốt với nhà cung cấp và đối tác cũng là một yếu tố quan trọng. Hãy giữ liên lạc thường xuyên, đảm bảo tất cả các bên liên quan đều nắm rõ các yêu cầu và phương án dự phòng. Giao tiếp không hiệu quả có thể dẫn đến những sự cố khó lường vào phút chót, vì vậy hãy chủ động trao đổi để tránh những tình huống không mong muốn.
Trong giai đoạn này, bạn cũng cần đặc biệt lưu ý đến ngân sách của sự kiện, vì đây là giai đoạn dễ phát sinh chi phí nhất. Hãy luôn tỉnh táo và tập trung để có thể giải quyết những tình huống xấu nhất có thể xảy ra trong quá trình chuẩn bị và tổ chức sự kiện.
4. Culmination – Cao trào
Có thể nói đây là “Ngày trọng đại” – thời điểm sự kiện chính thức diễn ra. Vào ngày này, bạn và toàn bộ đội ngũ cần tập trung cao độ vào mọi chi tiết.
Khi sự kiện đang diễn ra, bạn phải đảm bảo rằng toàn bộ hành trình của khách tham dự phải được theo dõi liên tục, từ giai đoạn đón tiếp bên ngoài cho đến các hoạt động trên sân khấu bên trong.
Các nhiệm vụ quan trọng trong giai đoạn này bao gồm:
- Giữ liên lạc chặt chẽ với nhà cung cấp, nhân sự và đối tác.
- Giám sát lịch trình (timeline), đảm bảo mọi hoạt động diễn ra theo đúng kế hoạch.
- Đảm bảo an ninh và kiểm soát các sự cố có thể phát sinh.
- Kiểm tra kỹ lưỡng thiết bị, sân khấu và khu vực tổ chức trước khi sự kiện bắt đầu.
Thêm vào đó, các thành viên trong khu vực kỹ thuật (FOH – Front of House) cần phải vô cùng tập trung để đảm bảo rằng mọi khoảnh khắc của sự kiện diễn ra một cách trơn tru và đồng bộ về phần trình chiếu trên màn hình, âm thanh, ánh sáng và hiệu ứng đặc biệt.
Ngoài ra, bạn phải luôn sẵn sàng đối phó với mọi tình huống có thể xảy ra trong sự kiện và phải đủ sáng suốt, vận dụng kiến thức và kinh nghiệm của mình để giải quyết thỏa đáng những sự cố phát sinh.
5. Closeout – Kết thúc
Sau khi sự kiện kết thúc, công tác tổng kết và đánh giá cũng quan trọng không kém các giai đoạn trước. Các công việc cần thực hiện bao gồm:
- Dọn dẹp địa điểm và hoàn trả cơ sở vật chất.
- Đánh giá hiệu quả làm việc của nhà cung cấp và đối tác.
- Thu thập phản hồi từ khách mời tham dự.
- Tổng kết ngân sách và kiểm tra chi phí thực tế so với kế hoạch ban đầu.
- Gửi lời cảm ơn đến nhân viên, nhà tài trợ và khách tham dự.
Thêm vào đó, các cuộc họp rút kinh nghiệm nên được tổ chức sau mỗi sự kiện. Tại đây, mọi người sẽ chia sẻ những nhận xét, khó khăn và thuận lợi trong quá trình thực hiện. Người lãnh đạo sẽ đưa ra những đánh giá, chỉ ra những điểm đã làm tốt và đưa ra lời khuyên cho mọi người về những việc có thể cải thiện trong các sự kiện tiếp theo.
Cuối cùng, hãy thu thập ý kiến phản hồi và nhận xét từ khách hàng và khách tham dự về sự kiện của bạn. Những ý kiến này sẽ là những đóng góp vô cùng giá trị để bạn có thể tạo ra những sự kiện tuyệt vời hơn trong tương lai.
Đây là điều quan trọng trong sự kiện tổ chức của 5C, với chia sẻ này của VietFun hy vọng sẽ giúp bạn có được sự kiện thành công và tạo dấu ấn đặc biệt. Chúc bạn thành công!”
Mọi chi tiết xin liên hệ:
- Địa chỉ: 16 Hồ Sĩ Dương, Hòa Thọ Đông, Cẩm Lệ, Đà Nẵng
- Đường dây nóng: 0905.608.464 – 0983.833.777
- Trang web: https://vietfun.com.vn/
- Fanpage: VietFun Group – Travel Event Media